Het voorkomen van telefoon- en e-mail stress

We hebben er al de nodige aandacht aan besteed: hoe voorkom je stress?. Nu hebben we nog een aanvullinkje, speciaal gericht op het voorkomen van telefoon- en e-mail stress. Deze beide communicatiemiddelen slokken tegenwoordig erg veel van je kostbare tijd op; zowel privé als op het werk. Doe je voordeel met deze tips en kijk hoe het anders kan.

• Ben je druk bezig met iets? Zet dan de telefoon op de voicemail of geef door dat je een bepaalde tijd niet beschikbaar bent voor het doorverbinden van telefoontjes en schakel je gsm uit.
• Leer af om slaaf te zijn van je e-mail en telefoons. Je hoeft niet meteen alles uit je handen te leggen omdat er een e-mail of sms-je binnenkomt. (Tenzij je een belangrijk bericht verwacht, uiteraard...)
• Maak er een gewoonte van om je mailbox maar een beperkt aantal keren per dag te openen en dan alles meteen af te handelen: lezen, reageren, opbergen of deleten.
• Ben je afwezig, maak dan een automatische antwoord-mail, met daarin aangegeven wanneer je weer bereikbaar bent. Je kunt er eventueel nog bij vermelden dat de afzender de mail dan opnieuw kan sturen als het bericht nog van toepassing is en dat e.e.a. anders vernietigd wordt. Misschien kun je er nog bij vermelden dat je voor werkelijk urgente zaken op bepaalde tijden (specifieke tijden vermelden) telefonisch bereikbaar bent.
• Zorg dat je niet de hele dag door telefoontjes pleegt. Maak er een gewoonte van om zoveel mogelijk telefoongesprekken achter elkaar af te handelen.
• Als je een e-mail verstuurt, zorg dan dat je het onderwerp duidelijk formuleert, zodat de ontvanger in 1 oogopslag kan zien waar het om gaat.
• Denk goed na voordat je pijnlijke, emotionele of "moeilijke" zaken per e-mail gaat afhandelen. Woorden worden soms door anderen op een andere manier geïnterpreteerd dan jij bedoelde. Een (telefoon-)gesprek is in dergelijke gevallen beter, omdat er dan sprake is van onmiddellijke interactie.
• Als je een e-mail gaat beantwoorden, beantwoordt dan meteen ook alle vragen. Handel alles in 1x af en leg alle afspraken vast.
• Je berichten kun je opbergen in speciaal aan te maken mappen, die je op onderwerp op afzender kunt sorteren. Zo kun je meteen de desbetreffende e-mail daarin opbergen.
• Juist de mails waarvan je in eerste instantie (en vaak ook in volgende instanties...!) niet weet wat je er mee moet, kosten veel tijd en energie. Als je ze gewoon in je in-box laat staan, kom je ze telkens weer tegen. Verzin dus een systeem om dit soort mails sneller te verwerken, door te geven, op te bergen of te deleten.
• Tenslotte nog twee websites als tip: www.emailetiquette.nl en www.emailtips.nl

Gerelateerde artikelen:

• Effecten van stress op lichaam en geest
• Ontstressen.... hoe doe je dat ook alweer?!
• Top-3 van stress-effecten  
  

Reacties op dit artikel

Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Reactie toevoegen